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La déclaration préalable à l’embauche ou DPAE
Déclaration préalable à l’embauche - DPAE : définition et démarches
Vous embauchez un nouveau salarié ? Vous devrez effectuer la DPAE - Déclaration préalable à l’embauche, l’une des formalités liées à l’embauche. Qu’est-ce-que la DPAE ? A quoi sert-elle ?
Qu’est-ce que la DPAE ? Qui est concerné par la DPAE ?
La DPAE est une déclaration nominative qui précède l’embauche d’un salarié à laquelle les employeurs sont soumis. Effectuer la déclaration préalable à l’embauche est une démarche obligatoire pour toute embauche de salarié qui relève du régime général de la Sécurité sociale quelles que soient la durée et le type de contrat de travail établie entre le salarié et l’employeur (CDD, CDI... temps-plein ou temps partiel).
La déclaration préalable à l’embauche concerne les entreprises de tout secteur d’activité et de tout effectif et également les associations : association à but non lucratif, association intermédiaire et association de services aux personnes.
A quoi sert la déclaration préalable à l’embauche ?
La DPAE sert à ouvrir les droits sociaux de votre salarié et lui permettre d’être couvert en cas d’accident du travail. Elle permet aux employeurs d’être dans les règles du Droit du travail et d’avoir une preuve de la date réelle de l’embauche et d’être écarté de tout soupçon de travail illégal (“travail au noir”).
La DPAE est obligatoire pour l’employeur mais également pratique car elle permet d’effectuer en une seule fois des formalités d’embauche :
- l’immatriculation de l’employeur au régime de la Sécurité sociale au premier salarié embauché;
- la demande d’adhésion à un service de santé au travail,
- l’enregistrement du salarié à la Caisse Primaire d’Assurance Maladie,
- l’affiliation de l’employeur auprès d’un régime d’assurance chômage,
- la demande de visite médicale d’embauche obligatoire.
DPAE : quelles sont les démarches ?
Pour embaucher un salarié, la déclaration préalable à l’embauche est obligatoire. Elle peut se faire en version numérique sur l’un des 2 sites suivants :
- urssaf.fr (s’il s’agit du premier salarié de l’entreprise)
- par dépôt de fichier issu d’un logiciel de paie
La DPAE doit être transmise 8 jours avant l’embauche du salarié soumis ou non à une période d'essai en version papier ou numérique. A noter que les entreprises ayant adressé plus de 50 DPAE au cours de l’année civile précédente, doivent effectuer leurs déclarations uniquement de manière dématérialisée.
La DPAE comporte des mentions obligatoires à renseigner pour être valide. L’ensemble de ces mentions sont détaillées sur le site de l’URSSAF : mentions obligatoires de la DPAE - URSSAF.
Quelles sont les sanctions si l’employeur en cas de non déclaration préalable à l’embauche ? Et en cas de travail dissimulé ?
En manquement à son obligation de DPAE, l’employeur risque :
L’employeur qui dissimule un emploi salarié peut être condamné à une amende et à une peine de 3 ans d’emprisonnement.
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